Google Spreadsheetのメリットとデメリット Excelとの併用がおすすめ


Google Spreadsheetを実際に使った感想です。

ExcelもGoogle Spreadsheetも「データに値を入力して保存する」というざっくりとした機能面では差はないです。

なので「ExcelかGoogle Spreadsheetか?」のように比較されがちなところがあると思うのですが、実際に使ってみると細かい部分では結構違いがあるので、個人的には両方使えるようになって場面毎に使い分けるのがいいのかなと思いました。

その理由をGoogle Spreadsheetのメリットとデメリットに分けて考えてみます。

 

Google Spreadsheetのメリット

1.関数の補助機能

Excelでデータを集計する際に関数を使うことがあると思います。

例えば複数の数値の合計を計算したい時はセル内に「=SUM」と入力します。

Google Spreadsheetでも同様に関数を使うことができるのですが、Google Spreadsheetの場合下図のように関数の候補やその説明などをサポートしてくれます。

Excelの場合分からない関数はその都度検索して調べる必要があるのですが、その手間が減るので気持ち的にもストレスフリーです。

 

2.クラウド保存なのでどこでも開ける

Google Spreadsheetで作成したファイルはクラウド上に保存されます。しかも自動保存されます。

ですので外出先でもその保存先にさえアクセスできれば、ファイルを開いて編集することが可能です。

Excelはオンプレミス型とも言われる通り、基本的にはパソコン本体や何らかのハードディスクに保存して利用します。

もちろんUSBを使ったりDropboxなどの他のWebサーバーを使う手もありますが、編集ができないなどの機能に制限がかかります。

最近はコロナの影響で在宅勤務をする人も増えました。家で作業したり、会社で作業したりと働く場所がコロコロと変わる中でより柔軟にアクセスできるGoogle Spreadsheetを使うメリットは大きいと思います。

 

3.共有が楽

Google Spreadsheetにはファイルを共有したり、インターネット上に公開もできます。

ファイルの保存先がURLとなるので、そのURLを知っている人であればファイルにアクセスして編集することが可能となります。

Excelでもメールに添付したりでファイルを共有することはもちろん可能ですが、ファイル内のデータを更新する度にデータを送受信しなければいけないので面倒くさいです。

この点Google SpreadsheetはURLは変わらないので、データを更新したとしてもURLにさえリンクすれば最新のファイルを閲覧したり共有できます。

 

Google Spreadsheetのデメリット

1.動画が遅い

Google Spreadsheet最大の欠点だと思います。

ExcelやGoogle Spreadsheetは何らかのデータを入力するケースで使われることが多いと思うのですが、Google Spreadsheetは1つ1つの動作がExcelより遅いので使っていてかなりストレスが溜まりますし、単純に作業工数が増えます。

Google Spreadsheetはインターネット上で動作しているソフトウェアなので回線を使う分遅いのです。

ですので実際にデータを入力するという作業のみを考えれば、Excelの方が使い勝手はいいです。

 

2.ネット環境が必要なのが不便

これも実務で使う上では大きな欠点です。

Google Spreadsheetはインターネット上で動作するクラウドソフトですので、ネットにアクセスできない環境では使えません。編集どころか当然閲覧もできないです。

ですのでちょっとした作業をしたい時でも、まずは電波を探さなければいけないところに不便さがあります。

もちろんスマホのテザリングやカフェのWiFiを使えばネットなんて簡単にアクセスできる時代ですが、スマホの電池結構食いますし、公衆のWiFiは回線が遅かったりそもそもセキュリティ上問題があったりします。

この点パソコンの電源を付ければ確実に作業ができるExcelは便利だと思います。

 

結論

データを入力するのはExcelの方が使い勝手がいいですが(特に大量のデータ)、データの保管や共有という点ではGoogle Spreadsheetの方が便利です。

ですのでExcelやGoogle Spreadsheetにどれくらいのデータを入力するのか?関数をどくらい使うのか?外出中も頻繁に使うのか?といったファイルの使い方で分けるのがいいのかなと思います。